Buku Manual & Standar Operasional Prosedur (SOP)

Panduan lengkap operasional portal PTSP terintegrasi untuk Pemohon dan Petugas.

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

Kantor Kementerian Agama Kab. Konawe Selatan

SOP & Alur Pelayanan Publik - Modul Akses Mandiri Pemohon

ALUR KERJA DAN PANDUAN TEKNIS BAGI PEMOHON (MASYARAKAT)

Nomor Dokumen: SOP/PTSP-PMHN/2026 | Versi: 5.5 Enterprise | Berlaku: Real-Time

1

Registrasi Akun & Pengaman Ganda

Akses halaman pendaftaran pada menu Daftar Akun Baru. Isikan nama lengkap, nomor WhatsApp aktif, alamat email, serta kata sandi. Sistem menerapkan pengamanan verifikasi menggunakan kode OTP ganda yang dikirimkan secara instan ke WhatsApp dan Email guna menghindari pendaftaran bot.

⚠️ Untuk perlindungan akun, setiap pengajuan perubahan nomor kontak profil mewajibkan verifikasi OTP tantangan yang dikirim ke nomor baru, sementara sistem secara proaktif mengirimkan pesan alert ke kontak lama Anda untuk mendeteksi upaya pembajakan.
2

Pengisian Formulir Dinamis

Masuk ke dashboard Anda dan klik Ajukan Berkas Online. Pilih jenis layanan yang Anda butuhkan pada drop-down katalog. Formulir akan menyesuaikan secara dinamis untuk meminta data spesifik penunjang sesuai layanan terpilih (misal: isian Nomor Porsi Haji otomatis muncul hanya jika Anda memilih layanan Haji & Umrah).

💡 Pengajuan Cuti Pegawai (Kepegawaian) akan diarahkan secara otomatis oleh sistem ke aplikasi eksternal terintegrasi Sebat BOS tanpa perlu mengisi formulir manual kembali.
3

Unggah Berkas Persyaratan Ganda

Sistem menyediakan dua metode lampiran berkas guna mematuhi batas beban penyimpanan server:

  • Metode File: Unggah Dokumen Utama (Surat Permohonan/Pengantar) dalam format PDF (maks. 2MB) dan unggah bundel persyaratan pendukung lain dalam format ZIP/RAR (maks. 10MB) yang dilindungi sistem deteksi ekstensi ganda berbahaya.
  • Metode Link Google Drive: Salin tautan folder Google Drive Anda yang berisi seluruh berkas persyaratan. Pastikan akses folder telah diubah menjadi "Siapa saja yang memiliki tautan" (Akses: Viewer).
4

Penerbitan Resi & Integrasi Wulan

Seketika setelah form dikirimkan, sistem akan menerbitkan Nomor Resi Unik (Cth: PTSP-2026-XXXX) bersama nomor urut antrean digital. Secara otomatis di latar belakang, data isian serta lampiran Anda disinkronisasikan sebagai draf surat masuk pada database aplikasi persuratan dinas pimpinan Wulan guna memulai alur disposisi pimpinan secara paperless.

Portal Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kemenag Bagian 1 dari 2
5

Pelacakan Status & Perintah Suara

Lacak posisi dokumen Anda secara real-time pada menu Lacak Berkas. Anda dapat mengetik nomor resi atau menggunakan pencarian suara (*Speech Recognition*) dengan menekan tombol ikon mikrofon. Sistem juga akan menampilkan sisa durasi estimasi pengerjaan (SLA) yang dihitung secara dinamis berdasarkan hari kerja aktif (mengecualikan Sabtu, Minggu, serta hari libur nasional).

6

Revisi Berkas & Riwayat Versi

Jika menerima notifikasi WhatsApp/Email dari petugas dengan status Menunggu Perbaikan (akibat dokumen tidak terbaca atau ada berkas yang kurang), Anda tidak perlu melakukan pengajuan baru dari awal. Buka dashboard pemohon Anda, klik tombol Revisi, lalu unggah berkas perbaikan. Sistem akan mencatat riwayat versi dokumen (*version history*) yang terkirim agar petugas dapat melihat perbandingan berkas baru Anda dengan berkas sebelumnya.

7

Unduh Hasil, TTE Verificator, & SKM

Apabila berkas Anda telah diproses penuh oleh Seksi dan status berubah menjadi Selesai / Diserahkan, Anda akan menerima pesan notifikasi WhatsApp/Email otomatis berisi tautan unduh dokumen hasil digital. Anda dapat memeriksa keaslian file PDF hasil layanan tersebut menggunakan modul TTE Verificator Mandiri di halaman pelacakan untuk memvalidasi integritas file secara lokal di perangkat Anda. Setelah mengunduh berkas, luangkan waktu untuk mengisi survei kepuasan (SKM).

8

Konsultasi Live Chat Sektoral

Guna mempermudah koordinasi tanpa tatap muka, Anda dapat memanfaatkan widget Live Chat Bantuan PTSP di sudut kanan bawah layar. Isikan nama Anda dan pilih seksi tujuan layanan. Pesan Anda akan langsung masuk ke ruang obrolan petugas seksi spesifik. Sistem live chat juga dilengkapi fitur penghapusan riwayat otomatis demi melindungi data percakapan Anda setelah sesi ditutup.

9

Akses Direktori Sektoral & 12 Kategori Informasi Satker (KUA/Madrasah)

Masyarakat dapat melacak lokasi, alamat, nomor kontak, serta profil lengkap seluruh Kantor Urusan Agama (KUA) dan Madrasah Negeri se-Konawe Selatan melalui menu Direktori Satker. Saat mengklik salah satu nama instansi, Anda akan diarahkan ke halaman **Detail Satker** yang menyajikan transparansi data secara rapi dalam 12 tab terstruktur, meliputi: Profil & Bagan Struktur, Standar Pelayanan Publik, Maklumat & SOP, Informasi PPID, Program Kerja, Keuangan & Anggaran, Pengumuman Berkala, Kanal Pengaduan, Statistik Layanan Sektoral (seperti jumlah siswa, guru, rombel, atau data pernikahan tahunan, jumlah masjid binaan, dan status sebaran sertifikasi wakaf), Zona Integritas, serta Regulasi Produk Hukum [1].

Layanan Tambahan: Kalkulator Zakat Maal Syar'i

Portal ini juga dilengkapi dengan alat hitung zakat maal mandiri kontemporer yang diselaraskan dengan standar ketentuan Fiqh Islam dan ketentuan BAZNAS RI [2]. Anda dapat merinci seluruh aset kekayaan bruto (uang tunai, logam mulia, saham, tabungan, piutang lancar) dan utang jatuh tempo untuk menghitung kewajiban zakat 2.5% secara akurat, serta mengekspor hasil rincian perhitungan tersebut ke dalam format dokumen PDF [1].

Sistem Informasi Terpadu PTSP Kemenag Bagian 2 dari 2

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

Kantor Kementerian Agama Kab. Konawe Selatan

SOP & Alur Pelayanan Publik - Modul Internal Aparatur / Petugas

ALUR KERJA DAN PANDUAN OPERASIONAL BAGI PETUGAS

Nomor Dokumen: SOP/PTSP-INT/2026 | Versi: 5.5 Enterprise | Berlaku: Real-Time

1. Registrasi Petugas Mandiri & Pengaman Lokasi (GPS Geofencing)

Petugas baru dapat mendaftar secara mandiri melalui menu Registrasi Mandiri dengan memasukkan kode akses internal kantor. Sistem dilengkapi sistem keamanan Geofencing GPS berbasis rumus *Haversine Formula*. Pendaftaran hanya akan disetujui jika sensor GPS perangkat pendaftar mendeteksi lokasi fisik berada dalam radius batas koordinat wilayah regional Sulawesi Tenggara (maksimal 250 KM dari Kantor Pusat Kemenag Konawe Selatan). Setelah koordinat terkunci, kode OTP keamanan akan dikirimkan ke kontak pendaftar guna mengaktifkan akun.

2. Operasional Front Office (Petugas Loket Depan)

Petugas loket depan bertanggung jawab penuh atas manajemen lalu lintas berkas masuk, pencetakan berkas, dan penyerahan dokumen hasil:

  • Verifikasi Berkas Masuk Online: Buka menu Penerimaan Berkas. Periksa kelengkapan file utama dan berkas pendukung pada daftar antrean Menunggu Verifikasi. Jika berkas tidak sesuai/dokumen buram, klik Tolak. Sistem akan otomatis menghapus file sampah tersebut dari penyimpanan server guna menghemat storage, lalu mengirimkan notifikasi penolakan via WA/Email. Jika sesuai, klik Terima. Status akan berubah menjadi Disposisi Wulan jika lampiran utama tersedia, guna menangguhkan pengerjaan seksi sampai disposisi pimpinan di sistem Wulan rampung.
  • Penerimaan Manual & Antrean Kiosk: Layani warga yang datang langsung. Input data pendaftaran ke sistem, atau panggil nomor antrean warga yang mendaftar via mesin Kiosk Mandiri di lobi. Gunakan tombol Proses pada antrean Kiosk untuk menyinkronkan data antrean fisik ke dalam rekap sistem database utama.
  • Cetak Resi & Label Berkas Fisik: Untuk setiap berkas yang diterima di loket, lakukan cetak struk tanda terima untuk warga menggunakan fitur *Silent Iframe Print* (menghindari dialog popup printer berulang), serta lakukan cetak stiker label map dokumen (*Label Map*) untuk mempermudah identifikasi berkas fisik saat diserahkan ke Seksi terkait.
  • Penyerahan Dokumen Hasil: Untuk dokumen yang telah selesai diproses oleh Seksi, panggil warga menggunakan modul suara panggilan otomatis (*Toa Call*) ke pengeras suara di layar TV Display, lalu klik tombol Serahkan setelah dokumen diterima oleh warga.
Sistem Informasi Terpadu PTSP Kemenag Bagian 1 dari 2

3. Operasional Back Office (Staf & Kepala Seksi)

Aparatur yang berada di ruangan Seksi/Bidang bertugas mengelola proses penulisan, penandatanganan, dan validasi dokumen teknis:

  • Deep-Link Auto Routing: Petugas seksi dapat memanfaatkan fitur pencarian instan pada link notifikasi yang dikirimkan via WA/Email. Klik tautan `open_id` atau `open_jt` untuk secara otomatis membuka baris data permohonan/janji-temu di tabel serta memberikan sorotan warna kuning agar tidak perlu mencari berkas secara manual.
  • Disposisi Wulan Locked System: Berkas yang masih memiliki disposisi aktif pada sitem Wulan akan dikunci statusnya secara otomatis oleh sitem (*Disposisi Wulan*). Seksi tidak dapat mengubah status berkas secara manual sampai proses tanda tangan elektronik/persetujuan Kepala Kantor di sitem Wulan dinyatakan Selesai.
  • Pemrosesan Berkas & Draft Staf: Staf seksi memproses berkas fisik, lalu memperbarui status pengerjaan. Untuk menjaga kualitas, jika akun bertipe Staf mengubah status ke Selesai atau Ditolak, sitem akan menurunkannya secara otomatis menjadi status draf (*Selesai (Draft Staf)* / *Ditolak (Draft Staf)*). Status ini hanya akan naik menjadi berkas *Selesai / Ditolak Resmi* setelah disetujui (*Approved*) oleh akun bertipe Kasi (Kepala Seksi) atau Admin.
  • Unggah Dokumen Hasil Digital & Lokasi Arsip: Saat berkas diselesaikan, wajib mengunggah file hasil digital (PDF/ZIP/RAR maks. 5MB) ke sitem dan mencantumkan letak penyimpanan fisik berkas pada kolom Lokasi Arsip Fisik (Cth: Lemari B, Rak 3) guna mempermudah sitem pencarian arsip di kemudian hari.

4. Manajemen SLA & Papan Kinerja Sektoral

Setiap jenis layanan dikonfigurasi dengan standar batas waktu pengerjaan (SLA). Sitem secara berkala menjalankan *SLA Checker Cronjob*. Jika ada berkas yang belum diselesaikan pada H-1 batas waktu, sitem secara otomatis akan mengirimkan pesan peringatan darurat (*SLA Warning*) ke WhatsApp Admin serta Email resmi instansi untuk mencegah keterlambatan. Kecepatan rata-rata penyelesaian berkas masing-masing seksi akan dihitung secara real-time dan ditampilkan pada Papan Peringkat Kinerja Seksi di Dashboard Utama.

5. Tata Kelola Publikasi Mandiri Satker & Excel Spreadsheet Editor

Petugas yang memegang peran akses **Satker** (KUA & Kepala/Staf Madrasah) atau **Admin** dapat melakukan pembaruan konten secara langsung di halaman detail publikasi masing-masing melalui tombol **Kelola Profil Satker** [1]. Guna menyajikan transparansi data yang rapi dan terformat, sistem menyediakan modul **Spreadsheet Editor Interaktif**:

  • Tabel Dinamis Berbantuan: Pada kolom isian rumit seperti *Standar Pelayanan, SOP, PPID, Anggaran, atau Prestasi*, klik tombol **Edit Sebagai Tabel**. Sistem akan membuka jendela modal editor grid yang mendukung penambahan/penghapusan kolom dan baris sesuka hati [1].
  • Magic Paste (Salin dari Excel): Petugas tidak perlu memasukkan data satu per satu secara manual. Anda hanya perlu melakukan **Copy (Ctrl + C)** pada tabel data yang ada di aplikasi **Microsoft Excel, Google Sheets, atau Word**, lalu letakkan kursor pada salah satu sel grid editor, dan lakukan **Paste (Ctrl + V)**. Grid tabel web akan secara otomatis mendeteksi baris-kolom baru, menyusun data secara simetris, dan mengubahnya menjadi format kode HTML tabel yang bersih untuk disimpan ke dalam database utama [1].

6. Pengawasan Pimpinan & Administrator

  • Kepala Kantor & Kasubbag TU: Memiliki hak pengawasan penuh untuk mengunduh laporan rekapitulasi, memantau grafik analitik indeks survei kepuasan (SKM), mengaudit papan kinerja kecepatan seksi, memproses aduan masyarakat pada sitem pengawasan dengan jaminan kerahasiaan identitas pelapor (*Whistleblowing System / WBS*), serta menyetujui data publikasi profil sektoral kantor.
  • Administrator (Super Admin): Bertanggung jawab atas pengelolaan akun petugas, konfigurasi SMTP, sitem backup JSON manual, sitem restore, serta sitem pemeliharaan terjadwal (*maintenance*) yang meliputi:
    • Arsip Database 90 Hari: Memindahkan otomatis berkas yang telah selesai/ditolak lebih dari 90 hari ke dalam database arsip terpisah `arsip_ptsp.sqlite` agar database utama tetap ringan dan responsif.
    • Arsip Storage 1 Tahun: Mengubah nama, merapikan struktur direktori, dan memindahkan file unggahan fisik warga yang berusia lebih dari 1 tahun ke dalam folder `/arsip_dokumen/` agar aman untuk dipindahkan (*discharging*) ke penyimpanan eksternal.
Sistem Informasi Terpadu PTSP Kemenag Bagian 2 dari 2